Adaptar las empresas a las nuevas exigencias del Covid-19: el Contract Management nos permite encontrar el nuevo Equilibrio
El contract management es una disciplina muy conocida en los proyectos de gran envergadura; estas son actividades que involucran a muchos contratistas, proveedores de servicios, consultores, supervisores y otras actividades. El principal busca reducir sus costos, optimizar la calidad de los servicios, mantener altos niveles de seguridad y de operatividad. Los contratistas, organizaciones por lo general mas chicas, son afectados por cambios imprevistos del entorno que afectan sus costos. Acepatará el cliente asumir los sobre-costos? La discusión siempre es áspera, llena de diferencias subjectivas que destruyen la relación comercial y de confianza. Muchas veces este deterioro no permite continuar con el contrato y el principal debe luego buscar una sustitución con serias afectaciones a las operaciones, seguridad y otros aspectos.
En ello intervienen los especialistas del contract management: esta disciplina es una suma de talentos técnico, legal, administrativo y de relacionamiento personal para conseguir el “win-win”, el equilibrio de las demandas en el manejo de contratos. Este proceso se basa en traducir el contrato, en todas sus partes y establecer matrices de seguimiento y evaluación. Cada aspecto se vuelve desde luego un índice numérico (KPI) con unas metas cifradas que formarán parte de un cuadro de mando (Scorecard): allí se establecerán los objetivos de éxito, desempeño y optimización económica. La discusión de puntos de vista subjetivos y personales cede lugar a una optimización cifrada, impersonal que permite establecer el nuevo equilibrio del contrato.
Hoy, la pandemia del Covid-19 ha introducido cambios disruptivos en todas las organizaciones. Estas, después de largas semanas de paralización, buscan reactivar, pero se encuentran con nuevas reglas: controles médicos, cuarentenas, distanciamiento físico, barreras, requerimientos legales, etc. Por ejemplo, en una operación de construcción la primera reacción lógica podría ser de reducir el personal no operativo, como supervisores, para disminuir el riesgo de contagio. ¿Los equipos reducidos, sin inspectores, no buscarán simplificar sus labores ahora complicadas por nuevos EPP’s, reglas de distanciamiento y otros, a costa de la seguridad de la operación? ¿Las oficinas del staff administrativo deberán ser expandidas para cumplir con todas las reglas de circulación, distancias entre escritorios, baños adicionales? ¿Cómo manejar estos nuevos imprevistos, los sobre-costos y el desconcierto mismo de los colaboradores?
Nuevamente las técnicas de contract management permiten lograr el nuevo equilibrio, optimizando los parámetros del cuadro de mando y así maximizar la satisfacción de los stakeholders.
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